Ваша ключевая задача — стать «правой рукой» руководителя, взяв на себя 90% операционной и административной работы в офисе. Вы будете выстраивать четкую систему, чтобы руководитель мог сосредоточиться на стратегических задачах. Оставшиеся 10% времени займут отдельные личные поручения.
Чем предстоит заниматься:
- Управление календарем и встречами: Планирование и координация рабочего графика руководителя, организация встреч, совещаний и переговоров.
- Организация документооборота: Прием, первичная обработка и распределение входящей/исходящей корреспонденции руководителя. Подготовка проектов писем и ответов по его поручению, подготовка служебных материалов, необходимых для его работы.
- Административная поддержка: Обеспечение бесперебойной работы офиса и рабочего места руководителя, заказ канцелярии и хозяйственных товаров и сопутствующих расходных материалов для комфортной работы (включая напитки и угощения), взаимодействие с подрядчиками и техническими службами.
- Контроль поручений: Мониторинг выполнения задач, поставленных руководителем перед сотрудниками, сбор статусов и подготовка сводных отчетов.
- Командировки: Полное сопровождение деловых поездок руководителя (бронирование авиабилетов, гостиниц, подготовка документов). Это ваш основной блок личных поручений (10%).
- Персональная забота о комфорте руководителя: приготовление и подача кофе, чая, организация небольшого перекуса.
- Взаимодействие с внешней средой: Прием и распределение телефонных звонков, работа с посетителями, заказ пропусков.
Наши ожидания от вас:
- Опыт работы на позиции помощника руководителя, секретаря или бизнес-ассистента от 3 лет.
- Адаптивность и гибкость: Умение быстро подстраиваться под меняющиеся задачи и стиль работы руководителя.
- Сдержанность: Способность сохранять спокойствие и тактичность в любой ситуации.
- Обучаемость: Быстро схватываете новое, не нужно объяснять дважды.
- Понимание субординации: Чётко чувствуете границы делового общения.
- Владение инструментами: Уверенный пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, PowerPoint — на продвинутом уровне).
Условия:
- Конкурентоспособная зарплата: от 150 000 рублей на руки в соответствии с опытом работы, официальное оформление.
- Комфортные условия: офис в центре Москвы 2-3 мин. от метро. Гибрид и удаленка непредуссмотрены.
