Мы ищем активного, собранного и мобильного младшего ассистента, который будет работать в связке со старшим ассистентом и помогать в решении рабочих, организационных и операционных задач.
На первом этапе основной акцент будет сделан на поручениях, связанных с бизнесом: работа с информацией и документами, деловая переписка, координация процессов, взаимодействие с сотрудниками и контрагентами, контроль исполнения задач и выполнение текущих поручений.
По мере адаптации, формирования доверия и успешного взаимодействия ассистент будет постепенно подключаться к отдельным личным поручениям руководителя и смежным организационным вопросам, связанным с домом.
Это позиция для человека, которому нравится интересная, динамичная и разноплановая работа. Задачи могут быть совершенно разного формата: от подготовки документов и поиска информации до организации встречи, взаимодействия с подрядчиком или срочного выезда по поручению.
О команде и атмосфере
Руководитель — активный, структурный, быстрый в принятии решений человек. При этом мы работаем в теплой, уважительной атмосфере: с улыбкой, поддержкой, эмпатией и нормальной человеческой коммуникацией. Нам важно, чтобы в команде был человек, с которым приятно взаимодействовать каждый день - доброжелательный, позитивный, отзывчивый и умеющий слышать других.
Формат работы
- Работа в непосредственной связке со старшим ассистентом.
- На начальном этапе — преимущественно рабочие и бизнес-процессы с постепенным погружением в
специфику работы руководителя и компании.
- Формат частично удалённый, частично очный.
- Периодически потребуются совместная работа со старшим ассистентом, поездки по городу и выполнение выездных поручений.
- График гибкий и зависит от текущих задач. Важно быть готовым к изменениям приоритетов и периодическим срочным поручениям.
Что нужно будет делать:
- Выполнение рабочих и организационных поручений старшего ассистента и руководителя.
- Помощь старшему ассистенту в контроле текущих бизнес-процессов.
- Сбор, проверка, структурирование и систематизация информации.
- Подготовка документов, писем, таблиц, справок и других рабочих материалов.
- Ведение деловой переписки.
- Взаимодействие с сотрудниками, партнёрами, подрядчиками и контрагентами.
- Организация встреч, звонков, поездок и других рабочих процессов.
- Контроль сроков исполнения поставленных задач.
- Получение обратной связи от ответственных лиц и информирование о текущем статусе.
- Ведение списка задач и контроль их своевременного закрытия.
- Поиск необходимых специалистов, сервисов, товаров или информации.
- Выполнение выездных поручений: забрать, передать, отвезти, проверить, проконтролировать.
- Оперативное реагирование на новые вводные и внештатные ситуации.
- Подстраховка старшего ассистента в период высокой загрузки.
- Соблюдение конфиденциальности и внутренних правил.
После прохождения периода адаптации и при успешном взаимодействии:
- Подключение к отдельным личным поручениям руководителя;
- Помощь в организации личных и бытовых процессов;
- Взаимодействие с подрядчиками и сервисными службами по личным вопросам;
- Постепенное расширение зоны ответственности.
На что обращаем внимание:
- Внимательность, активность, структурное мышление.
- Внимательность и умение работать с большим количеством информации.
- Активность, инициативность и самостоятельность.
- Структурное мышление, умение расставлять приоритеты и контролировать несколько задач одновременно.
- Готовность быстро переключаться между разными направлениями.
- Грамотная устная и письменная речь, уверенное владение деловой перепиской.
- Умение корректно общаться с руководителями, сотрудниками и контрагентами.
- Ответственность, пунктуальность и исполнительность.
- Способность самостоятельно разобраться в новой задаче и довести её до конкретного результата.
- Уверенное владение компьютером, телефоном и основными офисными программами.
- Наличие собственного ноутбука.
- Мобильность и готовность к поездкам по рабочим поручениям.
- Готовность к гибкому графику и периодическим срочным задачам.
- Соблюдение конфиденциальности.
Будет преимуществом:
- Опыт работы ассистентом руководителя, бизнес-ассистентом, координатором, администратором или проектным менеджером.
- Опыт выполнения организационных и операционных задач.
- Опыт ведения деловой переписки и работы с документами.
- Опыт взаимодействия с подрядчиками, сотрудниками и контрагентами.
- Умение быстро обучаться и адаптироваться к новым процессам.
Что мы предлагаем:
- Стабильную и своевременную выплату заработной платы;
- Работа в непосредственной связке со старшим ассистентом.
- Частично удалённый, частично очный формат работы.
- Гибкий график в зависимости от поставленных задач.
- Наличие рабочих и выездных поручений.
- Испытательный срок — 3 месяца.
- Заработная плата на период испытательного срока — 50 000 ₽.
- После успешного прохождения испытательного срока условия и размер заработной платы
пересматриваются по результатам работы.
- Стабильная и своевременная выплата заработной платы.
- Долгосрочное сотрудничество при успешной работе.
- Постепенное погружение в процессы и расширение зоны ответственности.
- Разноплановые задачи и опыт как в бизнес-ассистировании, так и в организации личных процессов
руководителя.
Эта работа подойдет, если:
- Вам нравится интересная и разноплановая работа без однообразного набора функций.
- Вы умеете быстро включаться в новые задачи и не теряетесь при изменении планов.
- Вы готовы работать как удалённо, так и очно, спокойно относитесь к поездкам и выездным поручениям.
- Вы умеете работать с документами, перепиской, людьми и организационными вопросами.
- Вы готовы начинать с роли помощника, постепенно погружаться в процессы и расширять свою зону
ответственности.
- Вы хотите получить разносторонний опыт в бизнес-задачах и личном ассистировании.
- Вы получаете удовлетворение, когда задача полностью решена и есть конкретный результат.
Эта вакансия НЕ подойдет, если:
- Вы ищете исключительно удалённую работу.
- Вам необходим строго фиксированный график без возможных изменений.
- Вы не готовы к поездкам и выездным поручениям.
- Вы предпочитаете выполнять только однотипные задачи.
- Вы ждёте подробной пошаговой инструкции по каждому вопросу.
- Вы не готовы самостоятельно искать информацию и варианты решения.
- Вы не умеете контролировать сроки и нуждаетесь в постоянных напоминаниях.
- Вы теряетесь при большом количестве параллельных задач.
- Вы не готовы постепенно подключаться как к бизнес-задачам, так и к отдельным личным поручениям
В сопроводительном письме, пожалуйста, укажите:
Есть ли у вас опыт работы ассистентом, координатором, администратором или на другой схожей позиции.
Какие рабочие и организационные задачи вы выполняли ранее.
Есть ли у вас опыт ведения деловой переписки и работы с документами.
Есть ли у вас собственный ноутбук.
Готовы ли вы к частично удалённому, частично очному формату и рабочим поездкам.
Готовы ли вы к гибкому графику и периодическим срочным поручениям.
Приведите пример ситуации, когда вам пришлось самостоятельно и быстро решить нестандартную задачу.
Почему вам подходит формат разноплановой работы.
Что для вас важно во взаимодействии со старшим ассистентом и руководителем.
