Сопровождение экспортных заказов
- Заведение и ведение экспортных заказов в 1С.
- Проверка наличия товара, координация резервирования и сборки заказов.
- Контроль готовности заказов к отгрузке и соблюдения согласованных сроков.
- Проактивное выявление рисков задержек, дефицита товара, ошибок в документации или иных препятствий для отгрузки.
- Своевременное информирование внутренних и внешних участников процесса о статусе заказа, рисках и необходимых действиях.
- Координация решения операционных вопросов, возникающих в процессе исполнения экспортных заказов.
Взаимодействие с подразделениями и партнёрами
- Взаимодействие со складом, логистикой, бухгалтерией, коммерческой командой и другими подразделениями по вопросам исполнения экспортных заказов.
- Самостоятельное ведение деловой переписки с зарубежными партнёрами по заказам, срокам, отгрузкам и документации.
- Согласование экспортных документов с партнёрами.
- Оперативное уточнение требований партнёров к комплекту документов, упаковке, маркировке и отгрузке.
- Эскалация критических вопросов ответственным сотрудникам при невозможности решить их в рабочем порядке.
Экспортная документация
- Подготовка стандартного комплекта экспортных документов: спецификаций, инвойсов, упаковочных листов и иных сопроводительных документов.
- Подготовка инвойсов после обязательного согласования с бухгалтерией.
- Координация подготовки транспортных и таможенных документов.
- Контроль полноты, корректности и своевременной готовности комплекта документов по каждой отгрузке.
- Ведение документооборота и архива по экспортным заказам.
- Контроль передачи оригиналов документов на склад для отправки вместе с грузом. Физическую передачу документов выполняет склад.
Международная сертификация
- Поддержка процессов международной сертификации продукции для целевых рынков.
- Сбор документов, данных и материалов, необходимых для прохождения сертификации.
- Координация предоставления информации между внутренними подразделениями, зарубежными партнёрами, сертификационными органами и другими участниками процесса.
- Подготовка, систематизация и перевод документов для международной сертификации.
- Контроль комплектности, актуальности и хранения сертификационной документации.
- Ведение реестра сертификатов, статусов заявок, сроков действия и необходимых последующих действий.
- Контроль своевременного продления, обновления или предоставления сертификационных документов по запросу партнёров и внутренних подразделений.
- Опыт работы в Customer Service, экспортной логистике, ВЭД, сопровождении международных заказов или в аналогичной операционной роли.
- Уверенное владение 1С и офисными программами.
- Понимание полного цикла экспортной отгрузки и состава экспортных, транспортных и таможенных документов.
- Владение английским языком на уровне не ниже B2: деловая переписка, работа с экспортной и сертификационной документацией, коммуникация с иностранными партнёрами.
- Уверенное использование ИИ-инструментов в рабочих задачах: подготовка и перевод деловой переписки и документов, структурирование информации, создание черновиков, поиск и первичная проверка данных.
- Умение работать с большим объёмом документов, задач и параллельных процессов без потери качества и сроков.
- Внимательность к деталям, системность, высокий уровень ответственности.
- Самостоятельность, инициативность и готовность проактивно выявлять и предотвращать операционные риски.
- Развитые навыки коммуникации и координации взаимодействия между несколькими участниками процесса.
- Опыт участия в международной сертификации продукции будет преимуществом.
Ожидаемые результаты работы
- Все экспортные заказы своевременно и корректно заведены в 1С, подтверждены, скоординированы и подготовлены к отгрузке.
- Наличие товара, резервирование, сборка и готовность заказов контролируются в установленные сроки.
- Риски задержек, дефицита, ошибок или неполного комплекта документов выявляются заранее и своевременно отрабатываются.
- По каждой отгрузке подготовлен и согласован полный корректный комплект экспортных, транспортных и таможенных документов.
- Коммуникация с иностранными партнёрами ведётся самостоятельно, профессионально и своевременно.
- Экспортный документооборот и архив поддерживаются в актуальном и структурированном состоянии.
- Документы для международной сертификации своевременно собраны, переведены, систематизированы и отслеживаются до получения или продления сертификатов
- *Работа в нашей команде – это:**
- Работа в атмосфере красоты в компании лидере косметического рынка, профессиональный, целеустремленный коллектив, все условия для реализации, роста и развития
- График работы 5/2, (оформление в штат, full time офис)
- Высокий, стабильный уровень дохода фикс + мотивационная часть
- Компенсация мобильной связи, гибкое начало рабочего дня, скидки на корпоративную продукцию
- Современный офис класса А в 15-ти минутах ходьбы от м. Новые Черёмушки