Старший руководитель административного контура

Вы будете работать напрямую с семьей. В вашем фокусе — управление приоритетными блоками: lifestyle, travel и health support. Следующий этап — постепенное подключение управления личным и коммерческим имуществом.

Просим обратить внимание, что это не позиция персонального ассистента. Вам не придётся бронировать билеты или записывать ко врачу — этим занимаются ваши сотрудники. Ваша работа — управлять, контролировать, оптимизировать и при необходимости заменять.

1. Аудит и реорганизация команды

• Провести оценку текущего состава: компетенции, загрузка, эффективность.

• Перераспределить зоны ответственности между сотрудниками, устранить дублирование и «белые пятна».

• Инициировать замены там, где сотрудники не соответствуют требуемому уровню; организовать поиск и выход на ставку новых кандидатов.

2. Пересмотр и внедрение регламентов

• Проанализировать существующие инструкции и рабочие процессы — что работает, а что требует доработки или отмены.

• Актуализировать стандарты качества по основным направлениям деятельности;

• Внедрить единую систему внутренней отчётности.

3. Аудит и донастройка пула подрядчиков

• Проверить всех действующих внешних поставщиков услуг (travel, медицина, бытовые услуги, документы, lifestyle) на соответствие стандартам семьи.

• Провести замену ненадёжных или некачественных контрагентов, расширить пул надёжных партнёров (приоритет — ОАЭ, Англия, Франция, РФ).

• Внедрить систему регулярного контроля качества и оперативной замены подрядчиков при сбоях.

4. Управление расписанием и приоритетами семьи

• Синхронизировать графики трёх членов семьи с учётом их деловых и личных обязательств.

• Выявлять и разрешать конфликты расписаний, строить долгосрочные планы (до года).

• Обеспечивать бесшовную логистику на стыке перелётов, трансферов, размещения и медицинских процедур.

5. Усиление контроля и документарного порядка

• Внедрить и лично контролировать политику конфиденциальности внутри команды и в отношениях с подрядчиками.

• Навести порядок в системе хранения, согласования и подписания документов.

• Регулярно готовить для семьи структурированные отчёты с анализом эффективности всех направлений и предложениями по улучшению.

Обязательные требования

• Управленческий опыт: вы лично нанимали, вводили в должность, перераспределяли задачи, проводили контрольные точки и при необходимости заменяли сотрудников в штате.

• Отраслевой бэкграунд:ОПЫТРАБОТЫ family office, private office или премиальном консьерж-агентстве ОБЯЗАТЕЛЕН.

• Работа с подрядчиками: у вас либо готовая база проверенных контрагентов в нужных сферах, либо вы можете аргументированно показать систему их поиска, контроля качества и экстренной замены.

• Языки: русский — свободный (родной или уровень носителя), английский — рабочий, достаточный для ведения переговоров и контрактной документации с зарубежными подрядчиками.

Условия работы

• Формат: полная удалёнка (home office). Вы организуете свой рабочий день самостоятельно, ключевой результат — эффективность работы всей административной системы.

• График: гибкий, с учётом необходимости синхронизации с семьей и их расписанием (возможны созвоны в разное время суток в зависимости от географии).

• Командировки: эпизодические — при необходимости личного присутствия (например, для встреч с семьей или ключевыми подрядчиками).

• Доход: формируется индивидуально, зависит от вашего опыта, готовности взять на себя объём задач и уровня ответственности.

• Долгосрочное сотрудничество: мы заинтересованы в партнёре на годы, а не на проект. Рассматриваем возможность планового расширения вашей зоны ответственности.

• Всё, что важно для вас: обсуждаем индивидуально. Мы открыты к диалогу о любых условиях, которые сделают наше сотрудничество комфортным и взаимовыгодным.