Специалист по документообороту /Офис-менеджер

Обязанности:
В дружную IT-компанию требуется Специалист контрактной службы / Офис-менеджер

• Контроль, учет, хранение и своевременная актуализация документов группы компаний

• Заполнение договоров, дополнительных соглашений и приложений к договорам по существующим шаблонам, корректировка и согласование документов (при поддержке юридической и бухгалтерской служб)

• Заключение/расторжение договоров с контрагентами; ежемесячное актирование - подготовка и оформление комплектов закрывающих документов по договорам; ведение сводных реестров

• Коммуникация с контрагентами по вопросам документооборота, проверка и учет первичной документации, дозапросы документов по мере необходимости; контроль выставления актов, счетов, счетов-фактур, актов сверки;

• Контроль, учет, регистрация и хранение договоров (ведение реестров, систематизация, обеспечение хранения в бумажном и электронном виде); подготовка и предоставление информационных справок, презентаций и иных видов отчётности в рамках текущего документооборота

• В рамках тендерных заявок - заполнение документов (анкет, ценовых предложений, писем по шаблону и пр.), подготовка и сбор копий документов для подач на участие – при необходимости

• Подготовка писем, доверенностей, справок, иных документов – при необходимости

• Регистрация входящей-исходящей документации, доверенностей, приказов, справок, коммерческих предложений

• Взаимодействие со специалистами других отделов (в т.ч. юридическим отделом, бухгалтерией, кадровой службой)

• Взаимодействие с почтовыми и курьерскими службами (получение-отправка-контроль доставки документов), проверка и пополнение балансов личных кабинетов, контроль взаиморасчетов

• Регулярный заказ канцелярской продукции, воды, чая, кофе и пр. – по мере расходования

• Заказ офисной техники, печатей-штампов и пр. - по мере необходимости

Требования:

• Высшее образование;

• Знание основ делопроизводства, первичной бухгалтерской документации (счет, счет-фактура, акт выполненных работ, акт приема-передачи, товарная накладная, УПД, акт сверки);

• Опыт работы от 2-х лет;

• Знание программ: MS Word, MS Excel, Битрикс 24 (желательно);

• Знание систем ЭДО (желательно): СБИС, Диадок;

• Высокий уровень ответственности и самоорганизации, способность работать с большими объемами информации, аккуратность, внимание к деталям, умение оперативно и эффективно выполнять работу в режиме многозадачности, умение расставлять приоритеты, инициативность, исполнительность, внимательность;

• Грамотная устная и письменная речь.

Условия:

• официальное трудоустройство по ТК РФ;

• испытательный срок 3 месяца;

• соблюдение ТК РФ;

• работа в активно развивающейся компании;

• рост заработной платы;

• работа в офисе: 5/2, пн-чт с 9:00 до 18:00, пт с 9:00 до 16:45

• зарплата обсуждается индивидуально с кандидатом