ICM Company — частная инвестиционно-девелоперская компания, работающая на рынке премиальной коммерческой недвижимости Москвы.
Мы ищем Помощника Бизнес-ассистента.
В этой роли вы будете помогать Бизнес-ассистенту организовывать рабочие процессы - готовить встречи, собирать и структурировать информацию, фиксировать договоренности и следить за выполнением задач.
Работа предполагает взаимодействие с Руководителями разных подразделений, поэтому важно уметь быстро разбираться в информации, держать в фокусе несколько задач одновременно и доводить договоренности до результата.
Вы будете работать в связке с Бизнес-ассистентом Руководителя и поддерживать его в текущей работе.
В позиции есть также административные и секретарские задачи. В рамках командной работы может потребоваться ситуативная поддержка общих задач.
Обязанности:Координация и подготовка встреч
- Организовывать рабочие встречи и совещания: согласовывать время и формат, собирать и подтверждать участников.
- Собирать материалы к встречам у профильных подразделений.
- Проверять материалы, актуальна ли версия, все ли необходимое собрано, понятна ли структура и нет ли очевидных логических несоответствий.
- При необходимости корректировать материалы и согласовывать изменения с Бизнес-ассистентом.
- Готовить итоговый пакет материалов и передавать его Бизнес-ассистенту в установленный срок.
Протоколы и договоренности
- Вести протоколы рабочих встреч.
- Фиксировать решения, задачи, сроки и ответственных.
- Согласовывать протоколы с руководителями подразделений, бизнес-ассистентом и генеральным директором.
Контроль выполнения задач
- Следить за выполнением задач, зафиксированных в протоколах.
- Собирать статусы и напоминать ответственным о задачах и сроках.
- Вовремя сообщать бизнес-ассистенту и генеральному директору, если есть риск невыполнения задачи, срыва срока или неготовности материалов.
Операционная поддержка Службы аренды
- Следить за актуальностью внутренних таблиц и документов Службы, в части структуры, статусов и выполнения принятых решений.
- Готовить сводки, статусы и другие рабочие материалы на основе информации, которую предоставляют профильные подразделения.
- Контролировать выполнение задач сотрудниками Службы по поручению руководителя.
Работа с информацией и поддержка Бизнес-ассистента
- Оказывать операционную и информационную поддержку Бизнес-ассистенту Руководителя службы аренды и Бизнес-ассистенту генерального директора.
- Готовить информацию, материалы и статусы по запросу.
- Составлять шаблоны деловых писем.
- Работать с презентациями и планами.
- Заполнять аналитические и расчетные таблицы.
- Выполнять секретарские и административные задачи.
Что важно понимать о роли
Позиция не предполагает самостоятельного принятия управленческих решений и не предусматривает замещение профильных специалистов.
При этом от человека ожидается самостоятельность в организации своей работы, нужно уметь разобраться в задаче, собрать необходимую информацию, вовремя задать вопрос, проконтролировать срок и сообщить о проблеме, если она возникает.
Требования:
- Внимательность и исполнительность.
- Умение работать с большим объемом информации.
- Грамотная письменная речь.
- Уверенные навыки работы с Word, Excel и Power Point.
- Опыт работы координатором, операционным специалистом, ассистентом руководителя.
- Опыт взаимодействия с несколькими подразделениями.
- Интерес к операционной работе и бизнес-процессам.
Условия:
- Официальное оформление и полностью белую заработную плату.
- Работу в стабильной инвестиционно-девелоперской компании.
- Современный офис в Москве.
- График 5/2, с 10:00 до 19:00, пятница – до 17.45.