Помощник руководителя/Специалист по документообороту

Обязанности:

• Принимать в работу документацию по новым выигранным тендерам и контрактам: ТЗ, договоры, приложения, сметы, графики, требования заказчика.

• Формировать чек-лист обязательств, реестр документов и контрольных сроков.

• Вести карточки договоров, объектов, заявок и документов в CRM.

• Готовить и оформлять акты технического осмотра, технического обслуживания, выполненных работ, дефектации, технического состояния систем и иные документы по формам компании или заказчика.

• Подготавливать журналы технического обслуживания и эксплуатации СПЗ, журналы заявок, журналы контроля первичных средств пожаротушения - если они предусмотрены договором.

• Собирать данные от инженеров: отчёты, чек-листы, фото, сведения о неисправностях, выполненных работах и рекомендациях.

• Проверять комплектность и корректность документов перед отправкой заказчику: даты, адреса, договоры, объекты, виды работ, подписи, приложения, реквизиты и соответствие условиям контракта.

• Возвращать документы на доработку инженерам с понятным перечнем замечаний.

• Формировать дефектные ведомости, письма, уведомления, отчёты и документы по дополнительным работам.

• Готовить пакеты документов для ежемесячного и этапного закрытия работ, в том числе КС-2, КС-3 и акты.

• Организовывать внутреннее согласование документов с инженерами, РТО, главным инженером, сметчиком, бухгалтерией и руководством.

• Передавать документы заказчикам через электронную почту, инженеров, курьерские службы или почту.

• Контролировать подписание актов, возврат оригиналов, статус документов и своевременную передачу подписанных документов в финансовый отдел.

• Вести реестры договоров, актов, журналов, дефектов, дополнительных работ, исходящей и входящей корреспонденции.

• Формировать отчётность для руководителя по статусу документов, неподписанным актам, просрочкам, замечаниям и рискам по контрактам.

• Вести электронный и бумажный архив документов по объектам, договорам и периодам.

Требования:

• Опыт работы специалистом по документообороту, договорной работе, сопровождению контрактов, тендерам или закрывающим документам - от 1 года.

• Опыт подготовки актов, отчётов, писем, реестров, договорных приложений и закрывающих документов.

• Умение читать техническое задание, договор и приложения, выделять обязательные документы, сроки сдачи, этапы работ и риски просрочек.

• Уверенное владение Microsoft Word, Excel и/или Google Sheets: таблицы, фильтры, формулы, ведение реестров, контроль сроков.

• Навык работы с PDF-документами: редактирование, объединение, нумерация, сканирование, подготовка комплектов.

• Опыт работы в CRM, ЭДО или системах электронного документооборота(знание Bitrix24, 1С, Диадок, СБИС).

• Грамотная письменная речь, умение вести деловую переписку с заказчиками и коллегами.

• Внимательность к реквизитам, датам, номерам договоров, адресам объектов, составу приложений и статусам подписания.

• Умение работать в режиме многозадачности и контролировать несколько договоров и объектов одновременно.

• Ответственность, системность, инициативность и умение добиваться от коллег своевременного предоставления исходных данных. Будет преимуществом:

• Опыт работы в компаниях, обслуживающих системы пожарной безопасности, инженерные системы, слаботочные системы или объекты недвижимости государственных заказчиков или опыт на стороне заказчика в аналогичной должности.

• Базовое понимание АПС, СОУЭ, АУПТ, ВПВ, СПДЗ, систем дымоудаления, огнезащиты и регламентов технического обслуживания.

• Опыт сопровождения контрактов по 44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческим договорам.

• Опыт подготовки КС-2, КС-3, УПД, дефектных ведомостей, исполнительной документации.

• Знание документооборота в лицензированной организации, выполняющей монтаж, техническое обслуживание или ремонт противопожарных систем.

• Техническое, строительное, экономическое, юридическое образование или образование в области пожарной безопасности.

Условия:

• Официальное трудоустройство, стабильная заработная плата;

• График работы 5/2, рабочий день с 9:00 до 18:00;

• Итоговый оклад уточняется по результатам собеседования в зависимости от опыта работы, выплачивается без задержек два раза в месяц;

• Дружная команда профессионалов и поддержка на всех этапах.