Персональный ассистент акционера

Обязанности:Бизнес 50%/ Личные 50%

Организация рабочего процесса акционера
● Ведение и постоянная актуализация динамичного календаря и графика
● Напоминание о звонках, встречах и важных задачах
● Систематизация входящего потока идей и поручений
● Расстановка приоритетов и своевременное возвращение к приоритетным
задачам
● Участие во встречах по мере включения в работу (при невозможности
присутствия - обработка тезисов и материалов, переданных руководителем
аппарата)
● Подготовка структурированных протоколов
● Декомпозиция поручений в конкретные задачи
● Распределение задач по ответственным в используемых бизнес-единицами системах
● Контроль статусов и сроков, своевременное информирование руководителя аппарата о задержках и критических отклонениях.
Коммуникация с топ-менеджерами по просроченным задачам не требуется: эскалация осуществляется через руководителя аппарата.
● Системное ведение и хранение документов и материалов
● Быстрый поиск и предоставление необходимого документа или информации по запросу
● Поддержание структуры архива таким образом, чтобы нужные материалы
всегда можно было оперативно найти
● Travel-поддержка акционера и семьи
Постепенное подключение к работе с частной авиацией (на первом этапе -
совместно с руководителем аппарата, с перспективой дальнейшей передачи функции)
● Выполнение личных поручений акционера
● Возможны отдельные поручения от членов семьи, однако регулярность и объем этого блока не определены
● Работа с задачами, связанными в том числе с необходимостью совершить или получить платеж
Участие во внутренних процессах согласования счетов, платежей и договоров не требуется. По недвижимости - только хранение и предоставление соответствующих документов по запросу (непосредственное управление недвижимостью в функционал не входит).

Требования:

• Релевантный опыт: от 2-х лет: необходим опыт, позволяющий самостоятельно выстраивать систему работы, видеть зоны беспорядка и приводить их в порядок без необходимости пошагового обучения.

• Иностранный язык: английский, B2+ и выше (для работы с письмами, почтой и документами);

• Образование: высшее

• Программы и знания: Уверенное владение современными цифровыми инструментами и понимание принципов работы CRM/ERP-систем. Навыки использования AI-инструментов, в частности Claude и ChatGPT, должны быть базовойрабочей компетенцией. Кандидат не должен осваивать подобные инструменты с нуля. Конкретный набор программ не принципиален.

Условия:

• Заработная плата, бонусы: 170 000–200 000 руб. на руки. Для очень сильного кандидата возможна небольшая надбавка (только как исключение)

• Оформление: ТК РФ

• Формат работы: гибрид, г. Москва, Москва-Сити, “Город Столиц”.(присутствие в офисе желательно в периоды нахождения акционера в России, при его отсутствии и отсутствии задач, требующих физического присутствия, возможна дистанционная работа. Ориентировочно оффлайн/онлайн - 50/50)

• График работы: 5/2, ненормированный, с волнообразной загрузкой и постоянной готовностью быть на связи. В спокойные периоды нет требования находиться в офисе или работать стандартно с 9:00 до 18:00, однако, при поступлении задачи необходимо оперативно включиться в работу. Ночные задачи возможны крайне редко,преимущественно в связи с travel-задачами или сменой часовых поясов.

ЭТАПЫ:
1) Онлайн оценка эксперта Smart & Talented
2) Собеседование с руководителем аппарата - онлайн (~30 мин.)
3) Собеседование с руководителем аппарата - очно
4) Проверка СБ (на стороне работодателя)
5) ИС - 3 месяца (в ходе которого возможно знакомство с Акционером).