Чем предстоит заниматься:Административно-хозяйственная деятельность (АХО):
- Полное жизнеобеспечение офиса: заказ канцелярии, воды, продуктов, расходных материалов для оргтехники;
- Взаимодействие с арендодателем и сервисными службами (клининг, мелкий ремонт, электрики);
- Организация рабочих мест для новых сотрудников (подготовка стола, кресла, пропуска, учетной записи);
- Управление материально-техническими ценностями: инвентаризация имущества, списание старой мебели и техники;
- Оптимизация расходов на содержание офиса (поиск выгодных поставщиков канцтоваров и бытовой химии).
Travel-поддержка и логистика:
- Организация деловых поездок руководителя и сотрудников: покупка авиа- и ж/д билетов, бронирование отелей, трансферов;
- Оформление виз, страховок, приглашений и ваучеров для заграничных командировок;
- Заказ такси через корпоративные сервисы, составление оптимальных маршрутов передвижения.
Документооборот и работа с корреспонденцией:
- Регистрация входящей и исходящей корреспонденции (бумажной и электронной), распределение писем адресатам;
- Работа в системах электронного документооборота (ЭДО);
- Подготовка проектов приказов, распоряжений, служебных записок, типовых договоров;
- Отправка и получение почты (Почта России, курьерские службы СДЭК и т.д.), отслеживание трек-номеров.
Организационная поддержка встреч и мероприятий:
- Организация внутренних мероприятий: поздравления сотрудников с днем рождения, корпоративы;
- Встреча посетителей и гостей компании, организация зоны ожидания, предложение напитков (чай/кофе);
- Бронирование переговорных комнат и организация онлайн-конференций (Zoom).
Требования к кандидату
Образование:
- Среднее специальное или высшее (непрофильное допускается).
Опыт работы:
- От 1 года до 3 лет в аналогичной должности (офис-менеджер, администратор, секретарь, персональный ассистент).
Профессиональные навыки (Hard skills):
- Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel, Outlook);
- Грамотная устная и письменная речь;
- Опыт работы в системах электронного документооборота (ЭДО);
- Опыт обеспечения жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, хозтоваров);
- Навыки работы в CRM/ERP-системах (Битрикс24, 1С:Документооборот) — будет преимуществом;
- Знание оргтехники на уровне уверенного пользователя;
- Опыт организации деловых поездок: бронирование билетов, отелей, оформление виз и страховок;
- Знание основ делопроизводства и архивного дела.
Личностные качества (Soft skills):
- Умение работать в режиме многозадачности;
- Умение планировать свое рабочее время;
- Умение брать на себя ответственность в решении поставленных задач;
- Исполнительность и дисциплинированность;
- Внимательность к деталям;
- Доброжелательность и коммуникабельность.
Условия работы
- Адрес: г. Москва, Бутырский район, ул. Новодмитровская, д. 2, к. 1, помещ. 1/7;
- График работы: 9:00–18:00;
- Оформление: по Трудовому кодексу РФ, полный социальный пакет;
