Группа компаний «СоюзАгроХим» — российский производитель и дистрибьютор средств защиты растений. Работаем с крупными агрохолдингами и развитой дистрибьюторской сетью по всей России. Компания активно растёт: увеличивается объём договоров, контрагентов, внутренних регламентов и корреспонденции. Ищем руководителя, который выстроит документооборот как систему — со стандартами, регламентами и контролем исполнения.
Обязанности:Организация и контроль документооборота:
- Выстраивание, стандартизация и оптимизация системы документооборота в компании: входящие, исходящие, внутренние документы;
- Мониторинг процессов документооборота и выявление узких мест;
- Контроль соблюдения установленных стандартов всеми подразделениями;
- Контроль исполнительской дисциплины по документообороту.
Электронный документооборот:
- Администрирование работы СЭД (структура ролей, маршруты и т.д.);
- Организация и контроль работы с ЭДО с контрагентами: Диадок, СБИС;
- Методологическая поддержка сотрудников при работе с системами документооборота.
Договорная работа и первичная документация:
- Организация процесса согласования договоров: маршруты визирования, контроль прохождения;
- Контроль наличия подписанных оригиналов и своевременного возврата от контрагентов;
- Координация передачи первичной документации в бухгалтерию и юридический отдел.
Внутренний документооборот:
- Организация подготовки и оформления приказов, распоряжений, служебных записок;
- Доведение внутренних документов до исполнителей, контроль обратной связи;
- Ведение протоколов совещаний, контроль исполнения поручений;
- Работа с корпоративной почтой: регистрация, распределение, контроль ответов.
Архив
- Организация архивного хранения: формирование дел, описи, сроки хранения;
- Обеспечение сохранности документов в соответствии с требованиями законодательства;
- Организация уничтожения документов с истёкшими сроками хранения.
Управление командой
- Управление отделом документооборота: постановка задач, контроль качества работы;
- Формирование стандартов и регламентов для команды;
- Участие в подборе сотрудников отдела совместно с HR.
Требования:
- Опыт в делопроизводстве или документообороте — от 3 лет, из них не менее 1 года на позиции старшего специалиста или руководителя;
- Знание 1С, уверенный пользователь Word, Excel, Outlook; или СЭД;
- Опыт разработки регламентов, инструкций по делопроизводству, шаблонов документов;
- Опыт работы с договорным документооборотом: маршруты согласования, реестры, контроль;
- Умение работать в режиме многозадачности, расставлять приоритеты и контролировать исполнение.
Будет плюсом:
- Опыт внедрения СЭД или перехода на электронный документооборот с нуля;
- Опыт работы с ЭДО-платформами: Диадок, СБИС;
- Профильное образование: документоведение, делопроизводство, юриспруденция, управление;
- Опыт в производственной или дистрибьюторской компании;
- Опыт управления командой — даже небольшой.
Условия:
- оформление и деятельность по трудовому законодательству Российской Федерации;
- премии по итогам работы за отчетный период (два раза в год);
- начало рабочего дня с 8/8.30/9.00, офис в шаговой доступности от метро Каховская;
- корпоративная мобильная связь.