Adviros и наш клиент, американская компания, крупный производитель фармацевтических, санитарно-гигиенических, косметических товаров, а также медицинского оборудования, ищет активного сотрудника на позицию Координатор по документообороту.Обязанности:
- Своевременная и качественная обработка запросов внутренних клиентов вверенного региона/ направления отдела продаж и отдела маркетинга по документообороту с поставщиками, оптиками, клиниками, контрагентами компании;
- Обеспечение соблюдения всех процедур документооборота;
- Обеспечение возможности быстрого доступа к необходимой информации и документации сотрудникам сектора;
- Внесение договоров, приложений и дополнительных соглашений в систему Directum для согласования;
- Внесение договоров, приложений и дополнительных соглашений в систему ICD;
- Своевременное заведение РО в системах Directum и e-MarketPlace;
- Своевременная передача полного комплекта корректных документов на оплату в бухгалтерию (Tax reconcilers и Cash Applications);
- Коммуникация с клиентами/менеджерами/поставщиками по вопросу формирования и подписания закрывающих документов;
- Формирование полного пакета закрывающих документов для проведения оплаты;
- Коммуникация с клиентами/менеджерами по переводу контрагента на электронный документооборот и настройка обмена документами;
- Анализ и минимизация ошибок в предоставленных документах;
- Своевременное прохождение тренингов;
- Своевременное предоставление данных сотрудникам финансового отдела для корректного отображение расходов;
- Актуализация данных в дэшбордах на ежедневной основе;
- Заполнение мастер-данных по клиентам для автоматического формирования закрывающих документов;
- Своевременная отправка Уведомлений о проведённых взаимозачётах клиентам;
- Консультирование сотрудников по вопросам оплат и предоставления документов;
- Обработка запросов по вопросу предоставления документов для аудита;
- Взаимодействие с курьерской службой по вопросам отправки и получения документов.
Требования:
- Опыт административной работы и работы с документами не менее 2-х лет;
- Уверенный пользователь офисных приложений( отличные знания Excel);
- Английский язык на уровне B1;
- Опыт работы с большим количеством документов\контрагентов\программ;
- Ответственность, аккуратность, пунктуальность;
Условия:
- Трудоустройство по ТК РФ, (аутсорсинг Adviros);
- График работы: пн-пт 9:00-18:00, после испытательного срока возможен гибрид по согласованию 3 дня офис/2 дня дома;
- Компенсация питания, корпоративная сим-карта, ДМС;
- Уютный офис в БЦ "Крылатские Холмы".
Откликайтесь на нашу вакансию и мы свяжемся с Вами в ближайшее время!