О компании
Мы — ООО «АВТОЭКСПО», динамично развивающаяся компания, специализирующаяся на поставках запчастей (ВЭД). Небольшая команда до 30 человек, склад и офис находятся в одном помещении.
Руководство компании (Собственник и Генеральный директор) активно запускает новые проекты и ищет универсального специалиста, который станет надежной правой рукой: будет помогать с документами, поиском информации, координацией задач между отделами и ведением проектов.
Офис расположен в Москве, в 2 минутах ходьбы от станции МЦК Стрешнево. Удобная транспортная доступность.
Чем предстоит заниматьсяРабота с документами и информацией (40% времени):
- Подготовка проектов договоров (в т.ч. ВЭД, спецификаций, доп. соглашений) по утвержденным шаблонам компании.
- Согласование договоров с бухгалтерией и контрагентами, контроль возврата подписанных экземпляров.
- Ведение реестра договоров.
- Поиск и сбор информации из разных источников по поручениям собственника и генерального директора.
- Структурирование информации, подготовка сводных отчетов.
- Поиск поставщиков, подрядчиков, логистических компаний.
- Координация встреч, организация видеоконференций.
- Подготовка презентаций и коммерческих предложений по шаблонам.
Проектная деятельность (40% времени):
- Запуск и контроль простых проектов по задачам руководства.
- Разработка план-графика проекта, распределение задач между отделами через их руководителей.
- Контроль исполнения задач на всех этапах.
- Формирование бюджета проектов, контроль расходов.
- Организация логистики проектов (взаимодействие со складом и логистами).
- Отчетность перед руководством о результатах.
Координация и выполнение поручений (20% времени):
- Контроль сроков исполнения задач, поставленных руководителям отделов.
- Напоминание о дедлайнах, фиксация проблем.
- Выполнение разовых поручений собственника и генерального директора.
- Подготовка справок, выписок, аналитических материалов.
Важно понимать: Вы будете координатором, а не линейным руководителем. Все задачи в отделы ставятся через их руководителей. Прямые указания кладовщикам, менеджерам, логистам и другим линейным сотрудникам запрещены. При возникновении разногласий между отделами вы выступаете нейтральным арбитром: фиксируете проблему, собираете позиции сторон и передаете на решение генеральному директору.
Требования к кандидатуОбязательные:
- Опыт работы в должности помощника руководителя, секретаря, делопроизводителя — от 1 года.
- Опыт работы с договорами (подготовка, согласование, ведение реестра).
- Опыт поиска информации, работы с большими объемами данных.
- Уверенное владение Excel, Word, PowerPoint.
- Навык работы в корпоративных мессенджерах.
- Умение структурировать информацию, готовить отчеты.
- Грамотная устная и письменная речь.
Желательные:
- Понимание основ ВЭД и логистики (на уровне чтения договоров).
- Иностранные языки: Английский (средний уровень общения, B1-B2) или немецкий язык. Знание английского языка очень желательно!
- Базовое понимание работы в 1С (на уровне пользователя).
- Опыт работы в event-индустрии (сфера мероприятий и выставок).
Личные качества:
- Ответственность и исполнительность.
- Внимательность к деталям.
- Коммуникабельность и умение работать с разными людьми.
- Инициативность и проактивность.
- Умение работать в режиме многозадачности.
Условия
- Заработная плата: от 100 000 руб. на руки, выплаты 2 раза в месяц без задержек.
- График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00 (обед 1 час).
- Место работы: офис и склад в одном помещении (г. Москва, м. Стрешнево — 2 минуты от метро).
- Оформление: согласно ТК РФ.
Возможности:
- Работа напрямую с собственником и генеральным директором компании.
- Участие в реальных проектах и возможность видеть результат своей работы.
- Взаимодействие со всеми отделами компании — вы будете в курсе всех процессов.
- Дружный коллектив, открытая коммуникация.
- Стабильная компания с историей.
Нам подойдет кандидат, который:
- Умеет работать с документами и не боится рутины (договоры, реестры, согласования).
- Любит искать информацию и структурировать хаос.
- Комфортно чувствует себя в роли связующего звена между разными отделами.
- Понимает разницу между "координировать" и "руководить".
- Хочет видеть результат своей работы и влиять на развитие проектов.